Personlig opstart og opfølgning er fundamentet

Al forandring er svær, men langt mindre end ventet, for Karnov Kommune er så intuitivt og logisk at arbejde med. Veldefinerede sagsområder letter arbejdsgange og er til at forstå, selv om man ikke er jurist - og dét er rigtig godt, for vi har mange forskellige baggrunde her. Men alle har brug for et velfungerende lovsystem for at kunne sagsbehandle både effektivt og korrekt.

Det siger Sanne Fløjgaard, der er leder af Ydelseskontoret i Viborg Kommune samt tovholder i den arbejdsgruppe, der er bindeled mellem Karnov og Viborg Kommune. Her har hun været tæt på beslutningsprocessen og igangsættelse af Karnov Kommune for alle 900 potentielle brugere af platformen. Herunder har hun også ansvar for at få investeringen til at leve.

Fuld fejring af fri adgang til Karnov Kommune

Vi kunne se, at nogle sagsbehandlere foretrak at google eller søge på Retsinformation frem for at bruge vores tidligere retssystem, fordi det var for kompliceret. Så der var et stort behov for noget nyt. Efter at have taget imod Karnovs tilbud om en prøveperiode på tre måneder besluttede vi os for at gå hele vejen og tilbyde Karnov Kommune til alle ansatte - og ikke kun til udvalgte jurister som hidtil. Det er endnu så nyt, at vi ikke har statistisk materiale, men vi kan se, at systemet bliver brugt meget, og af mange.

Leder af Ydelseskontoret Sanne Fløjgaard fortæller også, at rigtig mange ansatte har været vant til Karnov fra deres uddannelser, så for dem er det et kærkomment gensyn. For andre har det krævet en adfærdsændring at skulle anvende et formelt juridisk opslagsværktøj, og Sanne Fløjgaard ser gerne, at et webinar for alle nyansatte bliver obligatorisk i kommunen. Hun fortæller om den fælles kommunale opstart, der i Viborg var en del mere omfattende end et webinar:

Allerede efter første dag var alle, der mødte ind på Rådhuset, bekendt med skiftet til Karnov som system; da Karnov-medarbejdere stod og delte flyers ud ved indgangen. I kantinen var der desuden muffins med det gule logo, og Karnov-medarbejdere stod igen klar til at hjælpe vores ansatte med log-in på deres egen computer. Der blev kørt daglige kurser over fem dage med undervisning i brugen af Karnov Kommune, og der har siden været mange opfølgende besøg fra Karnov. Opfølgningen har været vigtig især de steder, hvor der var modstand eller usikkerhed omkring ’det nye’.

Varm velkomst af sagsbehandlerne

Et andet sted i Viborg Kommune sidder fagspecialist Anna Köser Ravnborg og har det faglige ansvar for blandt andet udvikling i teamet, onboarding af nye medarbejdere og implementering af lovgivning i praksis. Da opgaven i bund og grund er at overholde lovgivningen og sikre borgernes retssikkerhed, hilser hun fri adgang til Karnov velkommen. Og det er hun ikke ene om:

Aijh, hvor er det let at finde svar! Det er nok en af de kommentarer, vi oftest har fået fra nye brugere af Karnov Kommune; så det har fået en varm velkomst, og ingen har savnet tidligere muligheder. Alle, der har efterspurgt adgang, får et link. Nogle går bare i gang og får hurtigt rutine og erfaring. Andre skal hjælpes; for selv om det er intuitivt, kan det være svært at overskue nyt i en travl hverdag. Derfor er de løbende besøg fra Karnov så vigtige. Det betyder noget, at nogen spørger ind til, hvordan det går, og om man har prøvet specifikke funktioner og så videre.

I Anna Köser Ravnborgs team er der for længst indført central onboarding; for med sidemandsoplæring følger ofte dårlige vaner som for eksempel at bruge Retsinformation. Og dét går ikke, for omfanget af, hvad sagsbehandlerne skal kunne og vide i forhold til afgørelser, frister, sanktioner og meget mere, ændrer sig hurtigt og har et tiltagende omfang, siger hun:

Som en del af ledelsestilsynet kan det til stadighed overraske mig, hvor meget sagsbehandlerne skal kunne. Det er altafgørende at have et konstant opdateret juridisk opslagsværktøj, der samtidig er intuitivt og logisk opbygget i forhold til arbejdsgange. Det er klart blevet lettere med Karnov Kommune, der også bliver løbende justeret efter vores input: Så for os har det været ret fantastisk at få fri adgang til alle.